VÝNOS
Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky z ......... 2003
číslo 3873/2003-52,
ktorým sa vydáva Kancelársky poriadok pre súdnych exekútorov

Ministerstvo spravodlivosti Slovenskej republiky podľa § 209 ods. 3 zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (ďalej len "Exekučný poriadok") a o zmene a doplnení ďalších predpisov v znení neskorších predpisov, vydáva  Kancelársky poriadok pre súdnych exekútorov ( ďalej len "Kancelársky poriadok").

ČASŤ PRVÁ

Hlava prvá
Exekútorský úrad a kancelária
§ 1

(1) Na výkon exekučnej činnosti si súdny exekútor (ďalej len "exekútor") zriaďuje úrad v sídle, ktoré si určí, prípadne aj kanceláriu mimo tohto sídla so súhlasom Slovenskej komory exekútorov (ďalej len "komora").

(2) Pri úkonoch mimo sídla a kancelárie tohto sídla sa exekútor musí, na žiadosť zúčastnených osôb preukázať  preukazom a odznakom  exekútora. Vzor preukazu exekútora a odznaku  exekútora je uvedený v prílohe č. 1 Kancelárskeho poriadku.

§ 2
Informačná tabuľa exekútora

(1) Exekútor umiestňuje na viditeľnom mieste pri vchode do sídla a kancelárie tohto sídla informačnú tabuľu.
(2) Informačná tabuľa exekútora obsahuje údaje o úradných hodinách, informácie určené pre verejnosť a údaje o zástupcovi exekútora.
(3) Na informačnej tabuli exekútora zabezpečí náhradník exekútora v prípadoch uvedených v § I7 ods. 5 Exekučného poriadku údaje o svojom nástupníctve.
.

§ 3
Úradná tabuľa exekútora

(1) Úradná tabuľa exekútora obsahuje označenie exekútorského úradu. Na úradnej tabuli sa zverejňujú  vyhlášky a listiny určené podľa Exekučného poriadku pre verejnosť. Ďalej na úradnej tabuli sa môžu zverejniť rozhodnutia súdu alebo iných štátnych orgánov podľa príslušných právnych predpisov určené pre verejnosť.
(2) Úradná tabuľa exekútora sa umiestňuje v sídle exekútorského úradu, prípadne aj na inom verejne prístupnom mieste. Úradná tabuľa musí byt uzamykateľná.

Hlava druhá
Kancelárske práce
§ 4

(1) Zamestnanci exekútora ( ďalej len „zamestnanec“ ) plnia im zverené úlohy, najmä zapisujú pri úkonoch exekútora, vedú evidenčné pomôcky, pokladňu, vykonávajú spisovú manipuláciu, vyhotovujú a doručujú písomnosti exekútora, obsluhujú telekomunikačnú a inú kancelársku techniku exekútora. Iné osoby okrem zamestnanca nemajú z dôvodu zachovania sľubu mlčanlivosti k spisom a účtovným údajom povolený samostatný prístup.
(2) Zamestnanec vykonáva podľa pokynov exekútora aj iné práce podľa Exekučného poriadku a Kancelárskeho poriadku.
(3) Zamestnanec používa pri svojej činnosti preukaz zamestnanca , ktorý mu vydá príslušný exekútor. Vzor preukazu zamestnanca je uvedený v prílohe č. 2 Kancelárskeho poriadku.

§ 5

(1) Písomné poverenie zamestnancov na vykonávanie jednoduchých úkonov, ktoré súvisia s exekučnou činnosťou sa založí do osobného spisu zamestnanca. 
(2) Pri obmedzení alebo rozšírení rozsahu poverenia v konkrétnych prípadoch sa obmedzenie alebo rozšírenie písomného poverenia založí aj do exekučného spisu.
(3) Jednoduchými úkonmi sú zápis pri úkonoch exekútora, manipulácia so spismi, vyhotovovanie písomností exekútora, doručovanie písomností, vykonávanie súpisu hnuteľných vecí u povinného. Vykonať súpis hnuteľných vecí u povinného môže zamestnanec  len po preukázaní písomného poverenia od exekútora.

§ 6
Prijímanie písomných podaní

(1) Písomnosti prijíma exekútor alebo poverený zamestnanec. Prijatie písomností nesmie byť exekútorom alebo ním povereným zamestnancom odmietnuté a už prijaté písomností nesmú byt vydané spať, a to ani tomu, od koho boli prijaté. Písomnosti, ktoré nie sú adresované exekútorovi (exekútorskému úradu) alebo zamestnancovi, nemožno prijať. Omylom prijaté písomnosti vráti exekútor alebo poverený zamestnanec bezodkladne tomu, od koho boli prijaté.
(2) Ak boli doručené písomnosti na meno zamestnanca a sú učené exekútorskému úradu, tento ich odovzdá zamestnancovi poverenému na prijímanie písomností.

§ 7
Potvrdenie o prijatí podania

(1) Prijatie podania potvrdí zamestnanec na to poverený odtlačkom podacej pečiatky a jeho podpisom na rovnopise podania alebo v doručovacej knihe.
 	(2) Exekútor alebo ním poverený zamestnanec môže potvrdiť prijatie podania v osobitnej knihe na to určenej, ak podávateľ predloží väčší počet podaní (napr. doručovatelia advokátov, komerčných právnikov, právnických osôb). Aj v tomto prípade sa podanie opatrí podacou pečiatkou.

§ 8
Podacia pečiatka

(1) Podacia pečiatka obsahuje označenie a sídlo exekútorského úradu s uvedením súdny exekútor, akademický titul, meno a priezvisko exekútora, dátum a hodinu a minútu kedy podanie došlo, údaje o počte rovnopisov a príloh.  Ak je príloh viac ako 10 listov, vyznačia sa prílohy ako zväzok značkou "Zv". Ak tvorí prílohu spis alebo niekoľko spisov, vyznačia sa takéto prílohy slovom "Spis", "Dva spisy". Vzor podacej pečiatky je v prílohe č. 3 Kancelárskeho poriadku.
(2) Zamestnanec poverený na prijímanie písomností označí doručené podanie a vrátené nedoručené zásielky podacou pečiatkou exekútora. Podacou pečiatkou sa označia aj všetky rovnopisy podania.
(3) Poverený zamestnanec pri osobnom odovzdaní podania ho opatrí odtlačkom podacej pečiatky „podané osobne" a pripojí svoj podpis.

§ 9

Prinášanie poštových zásielok

Poštové zásielky prináša a prijíma najmenej raz denne poverený zamestnanec exekútora, ktorý je splnomocnený exekútorom na ich prijatie.

§ 10
Otváranie zásielok

(1) Zamestnanec exekútora nesmie otvoriť zásielky:
a)	adresované do rúk exekútora alebo ďalších zamestnancov exekútora;
b)	ktorých otváranie si vyhradil exekútor.
(2) V prípadoch uvedených v odseku 1 sa označí podacia pečiatka na obálke. Exekútor, prípadne zamestnanec ním na to určený, sa po otvorení zásielky na doručené písomností podpíše s poznámkou "Otvoril dňa......" a zariadi, aby sa na zásielke označila dodatočne podacia pečiatka, ktorej dátum sa musí zhodovať s dátumom podacej pečiatky na obálke zásielky.
(3) Ak dôjde omylom k otvoreniu zásielky uvedenej v odseku 1, urobí o tom zamestnanec exekútora, ktorý zásielku otvoril, záznam na obálke a predloží ju exekútorovi alebo inému oprávnenému zamestnancovi.

§ 11
Príjem peňazí

(1) Písomné podania, ku ktorému sú pripojené peniaze, opatrí poverený zamestnanec exekútora vedľa podacej pečiatky údajom o výške a druhu peňažnej sumy a svojim podpisom. Hotové peniaze odovzdá  poverený zamestnanec exekútora osobne exekútorovi alebo ním poverenému zamestnancovi. O prevzatí  hotových peňazí vydá exekútor alebo ním splnomocnený zástupca potvrdenie, ktoré sa pevne pripojí na podanie. Exekútor alebo ním poverený zamestnanec zariadi ich uloženie na príslušný účet exekútora.
(2) Doručené poštové poukážky na prevzatie peňazí v hotovosti exekútorom odovzdá poverený zamestnanec na prijímanie poštových zásielok poverenému zamestnancovi na vykonávanie finančných úkonov, ktorý zariadi prevod peňazí na príslušný účet exekútora. 0 týchto poukážkach vedie zamestnanec poverený na prijímanie zásielok prehľad , z ktorého j e zrejmé, kedy bola poukážka doručená, od koho, v akej veci, suma a potvrdenie o prevzatí poukážky.

§ 12
Rozdeľovanie pošty

(1) Doručené písomnosti roztriedi poverený zamestnanec exekútora a najmenej raz denne ich odovzdá exekútorovi alebo iným povereným zamestnancom. Súrne podania odovzdá poverený zamestnanec bezodkladne exekútorovi alebo inému poverenému zamestnancovi. Ak nemožno zistiť, komu podanie patrí, poverený zamestnanec ho odovzdá exekútorovi.
(2) Ak je obálka dôležitá pre dokazovanie dátumu podania na pošte, alebo na dokazovanie o sume zaplateného poštovného poverený zamestnanec exekútora obálku pripojí k doručenému podaniu. Ak je v jednej obálke doručených viac podaní, pripojí sa obálka k tomu z nich, v ktorom pre posúdenie, či sa lehota zachovala, alebo z iných dôležitých dôvodov treba viest presný dátum, kedy sa podanie odovzdalo na poštovú prepravu. Na ostatné podania sa urobí v prípade potreby záznam : „Obálka pripojená k ....., podľa poštovej pečiatky podané na poštovú prepravu dňa...“ Ak nie je obálka potrebná na dokazovanie dátumu podania na pošte, alebo na dokazovanie o sume zaplateného poštovného, exekútor alebo poverený zamestnanec exekútora obálku zo spisu vyradí.

Hlava tretia
Doručovanie písomností
§ 13

(1) Riadne vybavené písomnosti určené na doručenie (s doručenkami), roztriedené podľa spôsobu doručenia (poštou, povereným zamestnancom exekútora, exekútorom) sa odovzdajú poverenému zamestnancovi.

(2) Poverený zamestnanec zásielku zalepí alebo zabalí,  pritom treba dbať, aby viacej zásielok určených tomu istému adresátovi, pokiaľ sa nemajú doručiť na doručenku, sa zaslalo v jednom obale. Poverený zamestnanec zariadi hromadné odnesenie zásielok na poštu alebo ich doručenie povereným zamestnancom, ktorý vykonáva doručovanie. V naliehavých prípadoch možno písomnosti odniesť na poštu alebo doručiť i jednotlivo.
(3) Ak ide o zásielku s doručenkou, na doručenke treba vyznačiť aj číslo konania a aká písomnosť sa doručuje napr. "upovedomenie", "exekuč. príkaz", "dražob. vyhl." a podobne.
(4 ) Ak sa doručuje písomnosť pri úkone, uvedie sa v zápisnici, ktorá sa spísala o úkone, že sa doručenie vykonalo. Ak ide o doručenie rozhodnutia, potvrdí sa príjem na jeho prvopise. Ak prevezme adresát písomnosť v kancelárii exekútora, potvrdí prevzatie na rovnopise písomnosti nachádzajúcom sa v spise.
(5) Ak adresát bezdôvodne odoprie písomnosť doručovanú exekútorom alebo ním povereným pracovníkom prijať, ten, kto písomnosť doručoval, poučí adresáta o tom, že písomnosť sa bude považovať za doručenú dňom odopretia jej prijatia. 0 odopretí prijatia písomnosti a poučení adresáta a spíše záznam. Pokiaľ adresát uvedie dôvod odmietnutia ten kto písomnosť doručoval, tento dôvod v zázname vyznačí.
(6) Úradné písomnosti s doručenkou sa na poštovú prepravu podávajú ako doporučené listy (zapísané zásielky). Ak sa má písomnosť doručiť do vlastných rúk, použije sa obálka s doručenkou s textom "do vlastných rúk".
(7) S výnimkou zásielok, ktoré sa podľa zákona doručujú do vlastných rúk, možno doručenie písomností vykonať aj telefaxom alebo e-mailom. V takom prípade sa v spise na písomností vykoná záznam o tom, kedy bola písomnosť odoslaná a či jej príjem bol potvrdený. Originál zásielky sa adresátovi doručí dodatočne.

§ 14

(1) Pre evidenciu doručovaných písomností vedie poverený zamestnanec na doručovanie knihu poštových zásielok a doručovaciu knihu.
(2) Podľa potreby možno viest aj viac doručovacích kníh.

§ 15

Kniha poštových zásielok

(1) Do knihy poštových zásielok  sa zapisujú všetky doporučené zásielky jednotlivo podľa čísel s uvedením mena adresáta a jeho adresy.
(2) Zamestnanec exekútora, ktorý odnáša zásielky na poštovú prepravu, dá si od poštového zamestnanca potvrdiť prevzatie doporučených zásielok v knihe poštových zásielok, a to odtlačkom poštovej pečiatky a podpisom.

§ 16
Doručovacia kniha

(1) Do doručovacej knihy sa zapisujú všetky písomnosti, ktoré má doručiť poverený zamestnanec exekútora ( doručovateľ ), s výnimkou písomností doručovaných na potvrdenie doručenia (ďalej len „doručenka'), a to vždy v deň ich skutočného odovzdania doručovateľovi. Zápisy tvoria každý deň osobitne uzavretú skupinu s nadpísaným dátumom, oddelenú čiarou od zápisov z predchádzajúceho dňa.
(3) Písomnosti odovzdané do vlastných rúk priamo adresátovi, sa do doručovacej knihy nezapisujú. 0 odovzdaní sa vykoná záznam v spise a pripojí sa podpis adresáta, ktorý písomnosť prevzal. 
(1) Ak vzhľadom na veľkosť exekútorského úradu je vytvorené doručovacie oddelenie, doručovaciu knihu vedie toto oddelenie.

§ 17

(1) Vrátené doručenky a nedoručené zásielky sa v deň, keď došli, odovzdajú poverenému zamestnancovi, ktorý  ich založí do príslušných spisov. Deň doručenia ako i vrátenie nedoručených zásielok sa v knihe poštových zásielok nevyznačuje.
(2) Doručenky z doporučených zásielok, ktoré neboli včas vrátené poštou, vyžiada poverený zamestnanec exekútora od dodacej pošty. Reklamácia sa doručí pošte v obcí, kam bola určená pôvodná zásielka. Reklamácie týkajúce sa nesprávneho postupu doručovateľa pošty pri doručení sa adresujú dodacej pošte.

Časť druhá
Hlava prvá
Písomnosti
§ 18
Vyhotovenie prvopisov a rovnopisov listín

(1) Písomnosti musia mať predpísanú úpravu podľá slovenskej technickej normy, musia byt čitateľné, bez chýb a skratiek, ktoré nie sú všeobecne známe a nemôže sa v nich prepisovať, ani zatierať. Opravu písomnosti je možné vykonať iba tak, že zostane čitateľný pôvodný text. 0 tom, kto vykonal opravu sa uvedie na písomnosti záznam "Opravu vykonal", uvedie sa dátum a záznam podpíše osoba, ktorá opravu vykonala. 
(2) Písomnosti musia byť písané čiernou alebo modrou farbou strojom alebo iným mechanickým spôsobom. Na pečiatkovanie sa môže použiť len tmavomodrá alebo fialová farba.
(3) Číslo konania sa vyznačuje hore na pravej strane papiera na úrovni označenia listiny.
(4) Poučenie sa píše od ľavého okraja prerušovane alebo tučne s dvojbodkou; text poučenia pod sebou 1 úder od dvojbodky vpravo.
(5) Prvopisy listín, ktoré vydáva exekútor poverený vykonaním exekúcie sa vyhotovujú na pevnom, čistom, nepoškodenom bielom papieri obvyklého formátu bez podtlače.
(6) Prvopisom je aj listina vyhotovená formou tlače, ak sú podpisy a odtlačky pečiatok na nej v origináloch.
(7) Rovnopisy písomností musia byt vyhotovené v potrebnom počte na doručenie osobám, ktorým je písomnosť určená.
(8) Rovnopisy písomností musia mat rovnaký formát ako prvopis.
(9) Ak sa písomnosti vyhotovujú súčasne priepisom alebo vo fotokópii, do spisu sa založí originál písomnosti.

§ 19
Podpisovanie písomností

(1) Prvopis listiny, ktoré podpisuje exekútor, obsahuje jeho vlastnoručný podpis  priezvisko a mechanickým spôsobom byť vyznačené meno, priezvisko, akademický titul, sídlo, ak nie je uvedené v záhlaví listiny a vždy aj označenie " súdny exekútor", ak sa nepripája k podpisu exekútora odtlačok jeho úradnej pečiatky.
(2) Ak sa výslovne nepredpisuje, že rovnopis listiny musí podpísať exekútor, pripojí sa na konci po pravej strane strojom, iným mechanickým spôsobom alebo odtlačkom pečiatky meno a priezvisko exekútora, akademický titul, ktorý prvopis (originál) listiny podpísal. Pod označením toho, kto listinu podpísal, alebo po ľavej strane rovnopisu sa pripojí doložka "Za správnosť odpisu", napísané strojom alebo iným mechanickým spôsobom alebo odtlačkom pečiatky. Túto doložku vlastnoručne čitateľne podpíše poverený zamestnanec exekútora, ktorý za správnosť odpisu zodpovedá.

§ 20
Odpisy

(1) Exekútor alebo ním poverený zamestnanec môže z listín tvoriacich obsah spisu uloženého v kancelárii vydávať na žiadosť oprávnených orgánov a osôb podľa §206 Exekučného poriadku odpisy alebo potvrdenia. 0 vydaných odpisoch vedie exekútor evidenciu v príslušnom spise.
(2) Ak sa vyhotovuje odpis písomností  opatrí sa doložkou "Tento odpis doslovne súhlasí s originálom (rovnopisom, úradne overenou kópiou)", s uvedením dátumu a opatrený podpisom osoby, ktorá odpis alebo potvrdenie vydala. 
(3) Odpis poverenia na vykonanie exekúcie, ktorým sa  preukazuje exekútor v zmysle § 35 Exekučného poriadku tretím osobám sa opatrí  doložkou, ktorá je uvedená v prílohe č. 4 Kancelárskeho poriadku. Odpis poverenia na vykonanie exekúcie sa opatrí aj poradovým číslom vyhotoveného odpisu a v spise sa vyznačí, komu bol odpis vydaný alebo doručený.
§ 21
Zápisnica o úkone

(1) V prípadoch, kde podľa Exekučného poriadku vyhotovuje exekútor o úkone zápisnicu, táto obsahuje najmä:
a) číslo exekučného konania, 
b) označenie exekútorského úradu súdneho exekútora, deň a miesto spísania,
c) miesto, čas a predmet úkonu,
d) mená a priezviská poverených zamestnancov exekútora; ktorí sa úkonu zúčastnili, mená a priezviska prítomných účastníkov alebo ich zástupcov, mená a priezviská ďalších osôb, ktoré sa úkonu zúčastňujú a ich rodné čísla
e) stručné, výstižné opísanie priebehu úkonu, hlavne podané návrhy a pripomienky,
f) podpis osôb uvedených v odseku 2.
(2) Pokiaľ možno, zápisnica sa vyhotovuje pri vykonávaní úkonu alebo hneď po jeho skončení a ak je to možné, ešte na mieste úkonu. Okrem exekútora podpíšu zápisnicu účastníci, ich zástupcovia, tie osoby, ktoré potvrdzujú príjem peňazí alebo vecí, osoby pribrané k úkonu a zapisovateľ, ak sa podieľal na jej spísaní.
(3) Exekútor môže vyhotoviť zápisnicu dodatočne podľa poznámok urobených pri úkone, zápisnicu potom podpíše sám. To neplatí, ak má byt zápisnicou potvrdený príjem peňazí alebo vecí, alebo ak má zápisnicu podpísať osoba pribraná k úkonu alebo ten, koho vyhlásenie treba uviesť v zápisnici.
(4) Ak účastník alebo jeho zástupca nie sú prítomní pri počas vykonávania úkonu pred podpisom zápisnice, alebo ak účastník alebo jeho zástupca odmietnu zápisnicu podpísať, urobí sa o tom záznam v zápisnici s uvedením dôvodu.
(5) Ak sa zápisnica spisuje pri vykonávaní úkonu, diktuje sa nahlas, aby prítomní obsah diktovaného textu počuli. Zápisnica vyhotovená a spísaná exekútorom bez zapisovateľa sa prítomným predloží na nahliadnutie alebo sa im prečíta a v zápisnici sa uvedie, že prítomní boli s obsahom zápisnice oboznámení.
(6) Zápisnica sa píše čitateľne strojom, perom alebo iným trvalým spôsobom. Ak sa v zápisnici vykoná oprava, uvedie sa v nej kto a kedy opravu vykonal a exekútor pripojí svoj podpis.
(7) Zápisnica o úkone môže byt vyhotovená aj podľa nahlas diktovaného znenia tesnopisom alebo záznamovou technikou. V takto vyhotovenej zápisnici sa uvedie doložka, v ktorej sa uvedie meno zamestnanca, ktorý zápisnicu podľa záznamu vyhotovil. Ten kto záznam diktoval, je povinný preveriť, či obsah vyhotovenej zápisnice je totožný s obsahom záznamu, a správnosť vyhotovenia zápisnice potvrdí svojim podpisom.
(8) Zápisnica sa zapisuje v slovenskom jazyku. Ak ten, kto má zápisnicu podpísať a neovláda slovenský jazyk, môže na vlastné náklady v súlade s osobitnými právnymi predpismi  uplatniť právo na tlmočníka. 

§ 22
Záznam

(1) Pre zachovanie dôležitých skutočností sa spíše záznam, okrem prípadov kde zákon vyžaduje spísanie zápisnice :
a)	zápisnica o dražbe hnuteľných vecí (§ 125 ods. 3 Exekučného poriadku),
b)	zápisnica o udelení príklepu pri dražbe nehnuteľnosti (§ 146 Exekučného poriadku),
c)	zápisnica o rozvrhu výťažku z dražby nehnuteľností (§ 160 ods.1 a § 161 ods.2 
Exekučného poriadku),
d)	zápisnica o zriadení exekučného záložného práva na nehnuteľnosť nezapísanú v 
katastri nehnuteľností (§ 172 ods.1 a § 177 Exekučného poriadku),
e)	zápisnica osvedčujúca obsah zničenej alebo stratenej listiny (§ 208 ods.3 Exekučného poriadku),
f)	zápisnica o odovzdaní spisov, registrov, pečiatok a pečatidiel (§ 210 Exekučného poriadku.
(2) Záznam obsahuje dátum, podpis zamestnanca, ktorý ho vykonal a ak je to potrebné aj podpis účastníka, pokiaľ bol záznam urobený v jeho prítomnosti. Pre spísanie záznamu sa inak primerane použijú ustanovenia o spisovaní zápisnice o úkone.

Forma a obsah písomností
§ 23

Písomnosť exekútora musí obsahovať číslo konania, označenie adresáta, meno zamestnanca, ktorý je poverený úkonom, dátum vyhotovenia prípisu, prípadne poznámku "Za správnosť vyhotovenia" s menom a priezviskom zamestnanca, napísanom strojom alebo odtlačkom pečiatky a s podpisom tohto zamestnanca. Ak písomnosť nepodpisuje vlastnoručne exekútor, ale jeho zamestnanec, ktorý vec vybavuje, pripojí sa v takom prípade k podpisu zamestnanca jeho meno, priezvisko a funkcia, a to mechanickým spôsobom. Do spisu sa založí rovnopis (kópia) listiny.

§ 24

(1) V exekútorskej činnosti sa musia používať tlačivá podľa prílohy č. 5 Kancelárskeho poriadku.
(2) Na zjednodušenie a uľahčenie práce sa môžu používať v exekútorskej činnosti aj ďalšie tlačivá, ktorých obsah schválila komora. Komora môže vydať aj vzorové postupy na realizáciu úkonov exekučnej činnosti.

Hlava druhá

Pečiatky a pečatidlá

§ 25
Podpisový vzor a vzor odtlačku úradnej pečiatky

Exekútor doručí svoj podpisový vzor s odtlačkami svojich okrúhlych pečiatok so štátnym znakom (ďalej len "úradná pečiatka") na listine bez zbytočného odkladu Ministerstvu spravodlivosti Slovenskej republiky (ďalej len "ministerstvo") a Prezídiu komory. Rovnako postupuje pri zmene úradnej pečiatky a podpisového vzoru. Súčasne oznámi aj počet úradných pečiatok, ktoré si dal vyhotoviť.

§ 26

(1) Ďalšie úradné pečiatky exekútora podľa § 14 Exekučného poriadku musia byť očíslované. Číslo úradnej pečiatky sa uvedie aj na jej odtlačku.
(2) Zamestnanec exekútora potvrdí prevzatie úradnej pečiatky exekútora svojím podpisom vedľa odtlačku tejto úradnej pečiatky na samostatnej listine s uvedením dátumu prevzatia. Na listine sa eviduje tiež deň vrátenia pečiatky s podpisom exekútora ako potvrdeniu o jej vrátení. Listinu založí exekútor do osobného spisu zamestnanca.
(3) Okrem úradnej pečiatky uvedenej v odseku 1 exekútor používa v jednom vyhotovení pečatidlo na vytlačovanie do vosku s údajmi podľa § 14 ods. 2 Exekučného poriadku. Ak toto pečatidlo používa na základe poverenia zamestnanec exekútora, prijatie a odovzdanie pečatidla sa eviduje spôsobom podľa odseku 2.
(4) Úradná pečiatka sa musí uložiť tak, aby k nej nemali prístup nepovolané osoby. Po pracovnom čase sa musia úradné pečiatky a pečatidlo uzamknúť. Stratu, odcudzenie, zničenie, poškodenie, zneužitie a falšovanie úradnej pečiatky je exekútor povinný bezodkladne po zistení nahlásiť komore, ministerstvu a príslušnému policajnému orgánu.
(5) V prípadoch uvedených v odseku 4 si exekútor zadováži novú úradnú pečiatku (pečatidlo) s číselným označením nadväzujúcim na posledné číslo úradnej pečiatky. Vyhotovenie novej úradnej pečiatky oznámi ministerstvu a komore.

§ 27
Používanie pečiatok a pečatidiel

(1) Úradná pečiatka exekútora podľa § 14 Exekučného poriadku sa použije a listiny sa jej odtlačkom opatria, pokiaľ to stanovuje zákon alebo tento Kancelársky poriadok. 
 (2) Úradnou pečiatkou sa opatria listiny
a)	pre obsah ktorých sa musia používať predpísané tlačivá podľa prílohy č. 5 Kancelárskeho poriadku, 
b)	ktorými sa osvedčuje odpis exekučného titulu, 
c) ktorými sa osvedčuje odpis poverenia na vykonanie exekúcie, 
d) ktorými sa osvedčuje fotokópia poverenia na vykonanie exekúcie.
(3) Odtlačkom úradnej pečiatky exekútora sa opatria rovnopisy listín uvedených v prílohe č.5 Kancelárskeho poriadku, úradné potvrdenia a ďalšie určené písomnosti.
(4) V prípadoch, v ktorých nie je predpísané používanie úradných pečiatok so štátnym znakom, sa používa podlhovastá pečiatka. Vzor podlhovastej pečiatky je uvedený v prílohe č.3.
(5) Na odtlačok pečiatky sa používa tmavomodrá alebo fialová pečiatková farba.
(6) Pečatidlá sa použijú na zabezpečovanie vecí alebo priestorov určených na zexekvovanie.
§ 28
Ďalšie pečiatky exekútora

Na uľahčenie činnosti si môže  dať exekútor vyhotoviť a používať môže aj iné ako úradné pečiatky v ním určenom počte. Ďalšími pečiatkami sa vyznačuje napr. obeh spisov a podobne.

Spisy
§ 29
Tvorba a obeh spisov
Predpokladom na riadne a plynulé vybavovanie vecí j e dokonalá evidencia spisov, ich včasné predkladanie exekútorovi a prehľad o tom, kde sa spis nachádza.

§ 30
Spis
(1) Spis tvoria všetky písomnosti, ktoré sa vzťahujú k tej istej veci (podania, listiny, zápisnice, záznamy, rozhodnutia a pod.).
(2) Všetky písomnosti v spisoch, okrem príloh, sa postupne zošívajú, prípadne lepia na ľavej strane tak, aby text zostal nepoškodený a čitateľný.

§ 31
Spisový obal
(1) Každý spis sa  ukladá do samostatného spisového obalu.
(2) Na spisovom obale sa uvedie vpravo hore  spisová značka exekútora a vľavo dole spisová značka, pod ktorou  príslušný súd vydal poverenie na vykonanie exekúcie. Ďalej  na spisovom obale musí byť uvedené  označenie oprávneného, povinného a exekučný titul. Pri exekučnom titule, v ktorom sa ukladá povinnosť zaplatiť peňažnú sumu sa uvedie aj táto suma. Ďalej sa na spisovom obale uvedie údaj o súvislosti s iným spisom, údaj o poradovom čísle súvisiacej úschovy a ďalšie údaje podľa uváženia exekútora.
(3) Poškodené obaly sa nahradia novým, na ktoré sa znova uvedú všetky údaje podľa odseku 2.

Spisová značka
§ 32

Každý spis dostane spisovú značku. Spisová značka sa skladá z označenia registra exekúcií, do ktorého je vec zapísaná, poradového čísla veci a posledného dvojčíslia kalendárneho roku (napr. Ex I/96).

§ 33
Číslo konania
(1) Spisová značka a k nej pripojené číslo listu písomnosti alebo vyhotovenej listiny tvorí číslo konania (napr. Ex 125/96-3). Ak písomnosť alebo listina obsahuje viac čísel listov, uvedie sa v čísle konania len prvé číslo listu.
(2) Číslom konania sa označia všetky rovnopisy listín, všetky písomnosti, ktoré sa majú expedovať, ako aj obálky a doručenky.

§ 34

(1) Jednotlivé písomnosti, vrátane plnomocenstiev, sa zakladajú chronologicky a pri založení do spisu sa označia číslom konania, a to spravidla v pravom hornom rohu. Rovnopisy podaní, doručenky a také prílohy, ktoré treba po skončení vecí účastníkom vrátiť nedostávajú číslo listu.
(2) Ak je v texte písomnosti uvedená spisová značka, stačí, ak sa písomnosť založí do spisu len pod číslom listu.

§ 35
Spisový prehľad

Do rozsiahlejších spisov alebo do spisov, kde sa vyžaduje rýchla orientácia, možno vložiť pred prvú stranu spisu spisový prehľad. Zapisujú sa do neho všetky podania a písomnosti hneď po doručení.

§ 36
Doručenky

Doručenka sa pripája k listu, na ktorom je vyhotovenie doručovanej listiny. Ak sa jednou doručenkou doručuje viac listín, pripevní sa doručenka, na ktorej musia byť v týchto prípadoch vyznačené všetky spoločne doručované listiny, k tomu listu, na ktorom je vyhotovenie poslednej listiny. Na vyhotoveniach predchádzajúcich listín sa poznamená, pri ktorom čísle listu je doručenka pripojená. Doručenka o doručení iných písomností sa pripojí k listu, na ktorom je vyznačený pokyn na jej doručenie.

§ 37
Prílohy spisu

(1) Prílohy spisu tvoria listiny a spisy.
(2) Prílohy sa označia číslom konania podania, s ktorým boli predložené. Prílohy predložené oprávneným sa ďalej označia veľkými písmenami v abecednom poradí a prílohy predložené povinným arabskými číslicami, začínajúce jednotkou. Ak je to potrebné z dôvodu prehľadnosti, vložia sa prílohy do prílohovej obálky, ktorá sa založí do spisu a označí číslom konania. 

§ 38
Kontrolná pečiatka

Exekútor môže rozhodnúť, aby písomné pokyny určené zamestnancom, označil zamestnanec, ktorý vedie príslušný register, odtlačkom kontrolnej pečiatky, kde vyznačí deň, kedy písomnosť došla a dátum vykonania pokynu s podpisom zamestnanca, ktorý ho vykonal, pričom vyznačí aj spôsob vybavenia.

§ 39
Úschova nevybavených spisov

(1) Nevybavené spisy musia byť uložené tak, aby sa podľa príslušného registra dalo zistiť, kde sa nachádzajú.
(2) V kancelárii sa nevybavené spisy ukladajú oddelene, podľa jednotlivých druhov agend a spravidla sa zoradia podľa poradových čísel príslušného registra. Spisy, v ktorých je určený termín úkonu alebo  plynie lehota, sa ukladajú osobitne podľa príslušných dátumov.

Hlava tretia
Registre a ostatné evidenčné pomôcky
§ 40
Exekútor vedie registre a evidenčné pomôcky v zmysle tohto výnosu a spôsobom uvedeným v prílohách. Ak to povaha registra alebo inej evidenčnej pomôcky dovoľuje, môže viest evidenciu pomocou výpočtovej techniky.

§ 41

Ak je používaná na evidenciu výpočtová technika exekútor zabezpečí zálohovanie údajov na dvoch nezávislých nosičoch údajov, ktoré uloží oddelene. Súčasne zabezpečí aktualizáciu zálohovaných údajov týždenne.

§ 42

(1) Vstupným kódom musí byť pri vedení registra a evidencií prostredníctvom výpočtovej techniky zabezpečená ochrana všetkých údajov uložených v pamäti počítača.
(2) V sídle komory sa uloží vstupný kód programu na vedenie registra v zapečatenej obálke opatrenej pečatidlom príslušného exekútora a označením jeho mena.

§ 43

(1) Na evidenciu spisov, niektorých úkonov a iných činností sa vedú tieto registre a evidenčné pomôcky, ktoré podávajú prehľad o stave každej zapísanej veci:
a)	register exekúcií - Ex
b)	exekútorský denník - Ed                               
c)  kniha doporučených poštových zásielok                         
c)	doručovacia kniha.                              

(2) Vzory registrov a sú uvedené v prílohe č. 6 a 7 Kancelárskeho poriadku. 

§ 44

Registre a ostatné evidenčné pomôcky sú určené len pre vnútornú potrebu exekútora; účastníci konania nemôžu do nich nahliadať.

Zakladanie a vedenie registrov 
§ 45

(1) Registre sa zakladajú na každý kalendárny rok.
(2) Na prvú stranu registra a ostatných evidenčných pomôcok sa odtlačí podlhovastá pečiatka exekútora, uvedie sa značka registra prípadne názov evidenčnej pomôcky a ročník. Tieto označenia sa po zviazaní registra uvedú na obale.
(3) V registroch sa nesmú vytrhávať strany ani vymieňať listy.

§ 46

Číslo, pod ktorým je vec zapísaná do registra, sa uvádza až do vybavenia veci. Ďalšie písomnosti, vzťahujúce sa na vec už zapísanú do registra, nedostávajú novú spisovú značku, ale sa založia do spisu už založeného v predmetnej veci.

§ 47

(1) Do registra sa zapisuje písacím strojom alebo perom,  pre niektoré opakujúce sa zápisy možno použiť pečiatku. Poznámky o pohybe spisu sa vyznačujú v poznámkovom stĺpci obyčajnou ceruzkou tak, aby sa mohli odstrániť, ak stratia význam. 
(2) Ak exekútor ukladá registrové údaje a údaje ostatných evidenčných pomôcok do databázy počítača, je povinný do 31.01. nasledujúceho roka v zmysle tohto Kancelárskeho poriadku údaje a register alebo evidenčnú pomôcku vytlačiť.

§ 48

(1) Návrh na vykonanie exekúcie podľa § 36 Exekučného poriadku zapíše zamestnanec exekútora poverený vedením registra do príslušného registra v deň doručenia. Do stĺpca "Došlo dňa" sa vždy zapíše dátum uvedený na podacej pečiatke.
(2) Pre prípad súčasného doručenia dvoch a viacerých návrhov sa ako prvý označí návrh podľa abecedného poradia oprávneného. V prípade súhlasného označenia viacerých oprávnených sa ako prvý z nich označí návrh podľa abecedného poradia povinného.
(3) Ďalšie zápisy vykonáva zamestnanec poverený vedením registra bez prieťahov a bez osobitného príkazu ihneď po doručení príslušných písomností. Je neprípustné odkladať zápisy a vykonávať ich naraz až po skončení veci.
(4) V dátumoch sa uvádza vždy deň a mesiac; rok (posledné dve čísla letopočtu) len vtedy, ak ide o iný ako bežný rok.
(5) Zápisy musia byt čitateľné, nesprávne údaje sa prečiarknu tak, aby bol text čitateľný. Trvalé zápisy sa nesmú gumovať, vyškrabovať ani odstraňovať iným spôsobom.

§ 49
Mylný zápis

V prípade zapísania veci do registra omylom, prečiarkne sa poradové číslo červenou farbou a v poznámkovom stĺpci sa uvedie "Omylom zapísané" a vykonané opatrenie.

§ 50
Odčiarkovanie vecí z registra

(1) Skončenie vecí sa vyznačí v registri pri poradovom čísle odčiarkovacím znamienkom "L".
(2) Pokyny na vedenie jednotlivých registrov určujú, kedy sa vecí odčiarkujú ako registrovo vybavené .

§ 51
Veci koncom roka nevybavené a uzávierka registra

(1) Čísla vecí zapísaných v registri a v posledný deň roka nevybavených sa vedú na prvej strane nového ročníka registra (registrový prevod).
	(2) Ak sa skončí vec v predchádzajúcich rokoch nevybavená, prečiarkne sa číslo tejto veci v registrovom prevode na prvej strane bežného registra a v pôvodnom registri sa uvedie deň, mesiac a rok vybavenia.
(3) Po odčiarknutí poslednej veci v registri vyznačí zamestnanec poverený vedením registrov v registri uzávierku, ktorú napíše trvalým spôsobom za posledný zápis v registri poznámkou "Ročník .. uzavretý dňa . ."; tento záznam podpíše a k podpisu pripojí svoje meno, priezvisko a funkciu, a to mechanickým spôsobom a opečiatkuje okrúhlou úradnou pečiatkou exekútora.

§ 52
Ukladanie registrov

(1) V priebehu roka zostávajú registre nezviazané a uložené v ochrannom obale. Najneskôr po skončení nasledujúceho kalendárneho roka sa dajú registre zviazať.
(2) V kancelárii exekútora zostanú registre uložené po čas potreby ich používania, spravidla do odčiarknutia poslednej veci. Potom sa uložia ku skončeným spisom.

Usporiadanie spisovne
§ 53

Spisy, registre a iné pomôcky sa uschovávajú oddelene podľa ročníkov. Spisy exekútora sa ukladajú v číselnom poradí podľa registrov alebo iných pomôcok.
§ 54

(1) Odovzdanie spisu do spisovne vyznačí poverený zamestnanec exekútora v stĺpci príslušného registra poznámkou "Spisovňa", spravidla odtlačkom pečiatky. V prípade, že spis je znovu v obehu, poznámka sa prečiarkne.
(2) 0 uloženom spisovom materiáli sa vyhotoví "Zoznam uložených spisov a evidenčných pomôcok". V tomto zozname sa vedú spisy oddelene  podľa ročníkov a uvedie sa bližšie miesto uloženia spôsobom umožňujúcim rýchle vyhľadanie spisov. Na každom ročníku sa vyznačí  rok skartácie podľa interných prepisov  komory.

§ 55
Úschova spisov vybavených vecí

(1) V každej skončenej veci musí byt vykonaná spisová kontrola, vrátane kontroly doručeniek, ktoré sa zo spisu nevyraďujú. Pri tejto kontrole treba najmä zistiť, či boli vylúčené a vrátené prílohy a pripojené spisy, zaslané doklady účastníkom a podobne.
(2) Kontrolu spisov vykonáva poverený zamestnanec exekútora.
(3) Vykonanie spisovej kontroly sa vyznačí na každom spisovom obale doložkou, napríklad vo forme odtlačku pečiatky "Spisovo preverené dňa...". Doložku podpíše poverený zamestnanec exekútora. Bez tej to doložky nemôže byť spis uložený medzi skončené spisy.
§ 56
Požičiavanie spisov

(1) Exekútor svoje spisy požičiava podľa § 207 Exekučného poriadku na písomnú žiadosť oprávnených orgánov. Spisy iných exekútorov prípadne iných orgánov (súdov) môže exekútor požičať len vtedy, ak tvoria prílohu (súčasť) požičaného vlastného spisu.
(2) Požičané spisy sa zasielajú poštou vždy doporučene. Oproti písomnému potvrdeniu možno spis odovzdať aj osobe, ktorá sa preukáže, že je oprávnená spis pre orgány uvedené v § 206 ods. 1 Exekučného poriadku prevziať.
(3) Exekútor je povinný na žiadosť ministerstva alebo komory predložiť v požadovanej lehote kópiu exekučného spisu, inak sa vystavuje disciplinárnemu postihu podľa § 221 ods. 2 Exekučného poriadku.

§ 57
Agenda exekútora

Hospodársko-finančnú, účtovnú a pokladničnú službu pre exekútora vykonáva iba ním poverená osoba podľa osobitných predpisov, ktoré upravujú vedenie účtovných kníh, podávanie daňových priznaní, prijímanie peňazí a vedenie pokladne. Táto osoba je viazaná povinnosťou mlčanlivosti.

§ 58
Exekútorský denník

(1) Do exekútorského denníka sa zapisujú všetky písomností, ktoré doručili exekútorovi orgány samosprávy súdnych exekútorov, súdy a iné orgány a osoby, s výnimkou listín týkajúcich sa konkrétnej veci zapísanej v inom registri. Ďalej sa sem zapíšu listiny exekútora týkajúce sa organizácie práce exekútorskej činnosti, hlásenia, správy, dopyty, daňové priznania.
(2) Do exekútorského denníka zapíše poverený zamestnanec exekútora doručené písomností v poradí, v akom došli. Každá písomnosť sa zapíše pod novým číslom a to aj v prípade, ak sa týka veci, ktorá už bola v exekútorskom denníku zapísaná.

§ 59
Úschova spisov

Spisy sa ukladajú v uzamykateľných priestoroch.

§ 60
Úprava písomností agendy exekútora

Písomnosti, ktoré sa týkajú agendy exekútora podpisuje exekútor. Odtlačok úradnej pečiatky exekútora sa nepripája.

§ 61
Úschova ukončených spisov

Ukončené spisy sa uložia ku ukončeným spisom v kancelárii exekútora. 

Prechodné, záverečné a zrušovacie  ustanovenia

§ 62

Manipulácia so spismi, ich úschova, vedenie registrov a ďalších evidenčných pomôcok začatá do účinnosti tohoto výnosu sa dokončí podľa doterajších predpisov.

§ 63

Zrušuje sa výnos 1/1998 Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky zo dňa 15. júna 1998 číslo 1618/1998-60, ktorým sa vydáva Kancelársky poriadok pre súdnych exekútorov

§64

Účinnosť

Tento výnos nadobúda účinnosť 1. januára 2004

Daniel Lipšic
minister spravodlivosti