Návrh

 VÝNOS
Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky
  z ..... 2002,

ktorým sa mení a dopĺňa výnos Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky z  25.januára 1993 č. 17214/1992-60, ktorým sa vydáva Kancelársky poriadok pre notárov, v znení výnosu Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky z 29.septembra 1994 č.4148/1994-60 a výnosu Ministerstva spravodlivosti Slovenskej republiky z 26. apríla 2000 č. 280/1999-60

		Ministerstvo spravodlivosti Slovenskej republiky podľa § 85 ods. 3 zákona  Slovenskej národnej rady č. 323/1992 Zb. o notároch a notárskej činnosti (Notársky poriadok) ustanovuje:
            
                                                                   Čl. I

1.	V § 3 sa slovo „šesť“ nahrádza slovom „osem“.

2.	§ 16 sa dopĺňa odsekom 5, ktorý znie: 

 „(5)  Notár po spísaní notárskej zápisnice podľa § 73b ods. 2 Notárskeho poriadku vykoná bez zbytočného odkladu registráciu v Notárskom centrálnom registri určených právnických osôb. Notársky centrálny register právnických osôb mu po registrácii tohto osvedčenia oznámi pod akou spisovou značkou je vec zaregistrovaná. Notár následne na záver prvopisu tejto notárskej zápisnice ako aj na záver jej osvedčených odpisov pripojí položku s textom: ”V Notárskom centrálnom registri určených právnických osôb registrované dňa....., pod spisovou značkou NCR po.../....”, ďalej pripojí odtlačok svojej úradnej pečiatky a svoj vlastnoručný podpis.“. 

3.	V § 47 ods. 2 sa na konci pripája táto veta:

„Škartačný poriadok tvorí prílohu č.7, ktorá je súčasťou tohto výnosu.“.

4.   § 47 sa dopĺňa odsekom 3, ktorý znie:

„(3) Notári spoločníci môžu viesť registre spoločne alebo oddelene.“.

5.   V § 49 ods. 1 sa za slovo „znova“ vkladajú slová „a osobitne“.

6.  V § 49 odseky 2 a 3 znejú:

„(2) Okrem knihy protestov, knihy doporučených poštových zásielok a doručovacej 
knihy (§ 47 ods. 1 písm. d/, f/, g/ ) vedie notár registre v elektronickej podobe a ukladá registrové údaje do databázy počítača. Registre uvedené v § 47 ods. 1 písm. a), až e), musia byť označené vzostupným číslovaním listov. V týchto registroch sa nesmú vytrhávať strany ani vymieňať listy.        
 
          (3) Poradové číslo v osvedčovacej knihe O a poradové číslo pre notársku zápisnicu v registri N, NZ prideľuje notárovi na jeho požiadanie Centrálny informačný systém z Centrálneho registra notárskych zápisníc a z Centrálneho registra osvedčených podpisov, ktorý vedie notárska komora  podľa § 29 ods. 4 Notárskeho poriadku.“.

7. § 49 sa dopĺňa odsekmi 4 a 5, ktoré znejú:

 „(4) Centrálny register notárskych zápisníc obsahuje:
     
a)	poradové číslo pridelenej spisovej značky NZ,
b)	dátum pridelenia poradového čísla,
c)	meno, priezvisko a sídlo notára, ktorý požiadal o pridelenie poradového čísla NZ,
d)	spisovú značku N, ku ktorej sa poradové číslo NZ vyžiadalo,
e)	označenie listiny, pre ktorú sa poradové číslo NZ vyžiadalo a dátum jej spísania, ktorý musí byť totožný s dátumom pridelenia poradového čísla NZ,
f)	poznámku, kde sa uvedie najmä dôvod nevykonania úkonu na základe prideleného NZ.

(5) Centrálny register osvedčených podpisov obsahuje:

a)	poradové číslo O,
b)	dátum pridelenia poradového čísla O,
c)	meno, priezvisko a sídlo notára, ktorý požiadal o pridelenie poradového čísla O,
d)	označenie listiny, na ktorej sa osvedčuje pravosť podpisu a dátum osvedčenia      pravosti podpisu, ktorý musí byť totožný s dátumom pridelenia poradového čísla O,
e)	meno a priezvisko osoby, ktorej pravosť podpisu sa osvedčuje, jej rodné číslo alebo dátum narodenia, ak ho nemá poznámku, kde sa uvedie najmä kód zamestnanca, ktorý je notárom poverený vykonávať tieto úkony, alebo iné záznamy. 

      Prezídium notárskej komory určí, ktoré z týchto údajov budú verejne prístupné na  internetovej stránke notárskej komory.“.                       

8. V § 50 odsek 1 znie:

          „(1) Každá písomná žiadosť o notársku činnosť (§ 3 ods. 1 Notárskeho poriadku)  alebo právnu pomoc (§ 5 Notárskeho poriadku) sa zapíše do registra N, NZ. Ak sa vo veci spíše notárska zápisnica, vyžiada sa k spisovej značke N od Centrálneho informačného systému poradové číslo NZ pre notársku zápisnicu. Spis zaslaný súdom (§ 3 ods. 2 Notárskeho poriadku) sa zapíše do D not.“.

9. V § 51 odseky 2 až 4 znejú:

 „(2) Notár ukladá registrové údaje do databázy počítača, zabezpečí ich vytlačenie a zviazanie do materiálnej podoby spôsobom zodpovedajúcim ustanoveniam tohto výnosu vždy do 15 dní odo dňa uzavretia týchto registrov.

(3)	Najneskôr do 30 dní odo dňa uzavretia registra predloží notár register na  kontrolu prezidentovi notárskej komory. Prezident notárskej komory podpíše v registroch a na evidenčných pomôckach posledný list s uvedením počtu listov príslušného registra a pripojí svoj podpis, dátum vykonania kontroly a odtlačok pečiatky notárskej komory.

(4)	 Pre prípad znehodnotenia alebo straty registrových údajov v databáze počítača vykonáva sa ich zálohové zaznamenávanie, ktoré vykonáva notár najmenej raz týždenne.“.

10. V § 51 sa vypúšťa odsek 5.
	
11. V § 52 odsek 4 znie:

„(4) Zápisy musia byť trvalé, nesmú sa dodatočne opravovať ani meniť.“.

12. V § 53 sa  slovo  „prečiarkne“ nahrádza slovom „podčiarkne“ a vypúšťa sa slovo „červene“.

13. § 55 vrátane nadpisu znie:

                                                          „§55
                   Veci koncom roka nevybavené a uzávierka registra

(1)	V posledný deň kalendárneho roka sa uzavrie poradie čísiel v registri takým spôsobom, že v nasledujúcom kalendárnom roku nie je možné pokračovať v zápisoch ďalších poradových čísel. 

(2)	Čísla vecí zapísaných v registri a v posledný deň roka nevybavených, sa v registrovom prevode prevedú do registra nasledujúceho kalendárneho roka vo vzostupnom poradí ako veci nevybavené, pred vzostupné číslovanie nasledujúceho kalendárneho roka v príslušnom registri.

(3)	Po odčiarknutí poslednej veci v registri sa register uzavrie bez možnosti robiť v ňom ďalšie zápisy a vykoná sa postup podľa § 51 ods. 3.“.

14. V § 56 druhá veta znie:

„Po vykonaní postupu podľa § 51 ods. 3 sa uložia ku skončeným spisom.“.

15. V § 57 tretia veta  znie:
                   
 „Spisy jednotlivých notárov spoločníkov sa ukladajú spoločne alebo oddelene.“.

16. V § 64 sa vypúšťa odsek 4.

17. V § 67 sa vypúšťa slovo „Peniaze“.

18. V § 72 ods. 1 prvá veta znie:
sa nariadi vydanie úschovy uloženej v peňažnom ústave obsahujú označenie peňažného 
„Poukazy, ktorými ústavu a číslo príjemcu, na ktorý sa majú peniaze poukázať; poukaz podpisuje notár, ktorý pripojí aj odtlačok svojej úradnej pečiatky.“.

19. V § 75 odsek 1 znie:

„(1) Prijatie závetu do notárskej úschovy alebo spísanie závetu vo forme notárskej zápisnice sa bezodkladne, najneskôr v deň vykonania tohto úkonu zaregistruje v Notárskom centrálnom registri závetov. (§ 73a Notárskeho poriadku).“.

20. V § 75 ods. 2 sa slovo „súdu“ nahrádza slovami „pre Notársky centrálny register závetov“.

21. V § 75 ods. 5 sa na konci pripája táto veta: „Vydanie závetu z notárskej úschovy sa zaznamená bezodkladne, nejneskôr v deň vykonania tohto úkonu v Notárskom centrálnom registri závetov.“.

22. V § 75 ods. 6 sa na konci pripája táto veta: „Po vyhlásení závetu sa tento zaregistruje bezodkladne, najneskôr v deň jeho vyhlásenia v zozname vyhlásených závetov v Notárskom centrálnom registri závetov.“.

  23. V prílohe č.1 bod II. 7. stĺpec znie:
„Zaznamená sa, kde sa spis nachádza ( napr. u notára značkou „N“, na lehote značkou „L“, na termíne značkou „T“ s uvedením dátumu ). Ďalej sa vyznačia aj ďalšie bežné poznámky, ako údaje o odoslaní spisu s uvedením adresáta a čísla konania, ku ktorému bol spis zaslaný.“.

24. V prílohe č.1 bod III. druhá veta znie:
„Ak súd vráti spis na ďalšie konanie, odčiarkovacie znamienko sa vymaže.“.

25. V prílohe č.2 bod II. v 2. stĺpci prvá veta znie:
„Poradové čísla prideľuje Centrálny informačný systém komory.“.

26. V prílohe č.2 bod II. sa pripája tento text:
 „Ak Centrálny informačný systém pridelí poradové číslo NZ a listina sa nespíše alebo neuzavrie z dôvodu na strane účastníkov, poradové číslo NZ sa nezruší; v poznámke sa uvedie stručne dôvod nevykonania úkonu, dôvod ktorého sa v ten istý deň musí poznamenať aj v Centrálnom registri notárskych zápisníc.“.

27. V prílohe č.2 bod II. v 8. stĺpci prvá a druhá veta znejú:
 „Vyznačí sa údaj o tom, kde sa spis nachádza ( napr. u notára značkou „N“, na lehotách značkou „L“ s uvedením termínu). Taktiež sa vyznačujú ďalšie údaje o odoslaní spisu s uvedením adresáta a číslo spisu, ku ktorému bol spis zaslaný, údaj o pripojení spisu k inému spisu a pod.“.

28. V prílohe č.3 vo vzore osvedčovacej knihy v bode 3. sa na konci vypúšťajú slová „a jej podpis“ a v bode 10. sa na konci vypúšťajú slová „a podpis osvedčujúceho“.

29. V prílohe č.3 bod I. sa vypúšťa druhá veta.

30. V prílohe č.3 bod II. v 1. stĺpci prvá veta znie:
„Poradové čísla v osvedčovacej knihe notára prideľuje Centrálny informačný systém komory.“.

31. V prílohe č.3 bod II. 10. stĺpec znie:
„Uvedie sa výška odmeny notára.“.

32. V prílohe č.3 sa za bod II. vkladá nový bod III., ktorý vrátane nadpisu znie:

“III.
 Kniha osvedčených podpisov

Notár vedie knihu osvedčených podpisov vo fyzickej podobe, ktorá obsahuje poradové číslo, dátum vykonania úkonu, poradové číslo O pridelené Centrálnym informačným systémom notárskej komory, podpis osoby, ktorej podpis sa osvedčil. Takéto knihy vedie notár dve, jednu pre podpisy osvedčené v kancelárii notára, jedna pre osvedčovanie mimo kancelárie notára. Pre tieto knihy platí postup podľa § 51 ods. 2 druhá veta tohto výnosu.“.

Doterajší bod III. sa označuje ako bod IV.

33. Za prílohu č.6 sa vkladá príloha č.7, ktorá vrátane nadpisu znie:

„Škartačný poriadok

I.
Škartačný poriadok upravuje postup notára pri ochrane, správe a vyraďovaní  všetkých písomností vzniknutých pri činnosti notára podľa notárskeho poriadku. O škartácii písomností môže rozhodnúť iba notár. O škartácii nemôže rozhodnúť zástupca notára.

II.
Zodpovedný za škartáciu je notár. Notár môže poveriť svojich zamestnancov k vykonávaniu jednotlivých úkonov pri škartácií.

III.
Notár je povinný až do vykonania vyraďovacích prác dodržiavať zásady uloženia písomností v kancelárii,  podľa tohto výnosu, a ďalej vykonať opatrenia, ktoré môžu uľahčiť vyraďovanie písomností. Ak sú písomnosti trvalej hodnoty (písomnosti skupiny A) uložené  s písomnosťami, ktoré sú určené k zničeniu, označia sa už pri ich trvalom uložení na obaloch s uvedením ich škartačnej lehoty.

IV.
Škartáciu je možné vykonať každý rok. V roku, na ktorý pripadá vykonanie škartácie, zostaví notár škartačný návrh v tomto členení:
a) písomnosti, ktoré sa majú škartovať po posúdení trvalej dokumentárnej hodnoty archívnym
orgánom - skupina V, v členení na písomnosti určené k odovzdaniu do archívu (škartačný
znak "A") a písomnosti určené k zničeniu (škartačný znak "S"), pričom sa písomnosti uvedú
v poradí podľa spisových značiek, prípadne označené názvom,
b) písomnosti určené k zničeniu - skupina S, pričom zoznam je možné vypracovať rámcovo
len s označením druhu písomnosti a počtom škartovaných kusov.
Uvedené návrhy je notár povinný zostaviť vždy najneskôr do 30.júna toho roku, v ktorom sa škartácia vykonáva.

V.
Škartačný návrh sa vyhotoví dvojmo, jedno vyhotovenie sa predloží príslušnému štátnemu archívu k posúdeniu do 15 dní odo dňa ich vyhotovenia. Príslušnými štátnymi archívmi sú archívy uvedené v § 18 a 20 zákona č. 149/1974 Zb., v znení zákona č. 332/1992 Zb.

VI.
Ak sa nevyjadrí príslušný štátny archív do troch mesiacov odo dňa, kedy mu boli škartačnénávrhy doručené, má sa za to, že s takto predloženými návrhmi súhlasí. Písomnosti označené v zozname škartačným znakom "S" môže notár bez ďalšieho po uplynutí tejto lehoty zničiť. Zničenie sa vykoná bez možnosti prístupu nepovolaných osôb.

VII.
Písomnosti skupiny V sa pripravia na žiadosť príslušného štátneho archívu k archívnej
prehliadke a notár s archívom dohodne spôsob a čas vykonania tejto archívnej prehliadky. Po
vykonaní prehliadky a posúdení trvalej dokumentárnej hodnoty príslušným štátnym archívom
je možné písomnosti, ktoré budú zo skupiny V označené ako určené k zničeniu, zničiť.

VIII.
O posúdení trvalej dokumentárnej hodnoty písomnosti zamestnancami príslušného štátneho archívu sa spíše protokol, v prílohe ktorého sa uvedú písomnosti, ktoré majú byť odovzdané priamo do archívu, a súčasne sa v ňom uvedie lehota odovzdania. Protokol sa vyhotovuje trojmo (jedno vyhotovenie pre potreby archívu, jedno pre notára, jedno pre príslušnú notársku komoru). Písomnosti určené k odovzdaniu do archívu sa predložia príslušnému archívu spolu s ich súpisom.

IX.
Ak sú písomnosti spôsobom uvedeným v bode VII škartované, vyznačí sa v príslušnom registri poznámka "Škartované".

X.
Ku škartačnému konaniu sa predkladajú všetky písomnosti, ktorým skončila škartačná lehota. Písomnosti trvalej hodnoty, ktorým  škartačná lehota neskončila, zostávajú uložené u notára.

XI.
O vykonanej škartácii sa spíše protokol, v ktorom sa uvedie:
a) meno, priezvisko a sídlo notára, zodpovedného za škartáciu,
b) meno a priezvisko zamestnanca, ktorý pri škartácii vykonával jednotlivé úkony,
c) doba, kedy bola škartácia vykonávaná,
d) druhy a ročníky škartovaným písomností s vyjadrením príslušného archívu a potvrdením o
prevzatí archiválií,
e) spôsob zničenia písomností.

XII.
1. Písomnosti s dlhodobými škartačnými lehotami, ktoré zostávajú uložené u notára:
a) registre N-NZ a menoslov, ak bol vedený,
b) kniha  protestov,
c) listiny uložené u notára ako notárska úschova, vrátane závetov (závetom sa rozumie závet,
listina o vydedení a listina o odvolaní týchto úkonov).

2. Písomnosti, ktoré je možné vyradiť až po odbornej archívnej prehliadke - skupina V:
a) notárske zápisnice neobsahujúce závet - pre tie sa určí škartačná lehota 70 rokov, ktorá
začne plynúť od konca kalendárneho roku, v ktorom bola notárska zápisnica spísaná,
b) notárske zápisnice obsahujúce závet - pre tie sa stanoví škartačná lehota 100 rokov, ktorá
začne plynúť od konca kalendárneho roku, v ktorom bola notárska zápisnica spísaná,
c) osvedčovacie knihy - pre tie sa stanoví škartačná lehota 10 rokov, ktorá začne
plynúť od konca kalendárneho roku, v ktorom bol v nich  vykonaný posledný zápis,
d) knihy notárskych úschov - pre tie sa stanoví škartačná lehota 10 rokov, ktorá začne plynúť
od konca kalendárneho roka, v ktorom  bol v nich vykonaný posledný zápis,
e) N spisy vedené pri správe majetku - pre tie sa stanoví škartačná lehota 10 rokov, ktorá
začne plynúť od konca kalendárneho roku, v ktorom bola vec registračne odškrtnutá,
f) N spisy vedené o notárskych úschovách - pre tie sa stanoví škartačná lehota 10 rokov, ktorá
začne plynúť od konca kalendárneho roku, v ktorom bola vec registračne odškrtnutá,
g) N spisy obsahujúce oznámenia, napr. podľa § 54 Notárskeho poriadku, § 21 a 39 katastrálneho zákona a pod., - pre tie sa stanoví škartačná lehota 10 rokov, ktorá začne plynúť od konca kalendárneho roku, v ktorom bola vec registračne odškrtnutá,
h) osobné spisy zamestnancov notára - pre tie sa stanoví škartačná lehota 50 rokov, ktorá
začne plynúť od konca kalendárneho roku, v ktorom bol pracovný pomer so zamestnancom
skončený.

3. Písomnosti, u ktorých sa navrhne zničenie po uplynutí škartačnej lehoty - skupina S:
a) registre, ktoré nie sú uvedené v tomto bode, vrátane registra Dnot a zoznamov mien k nim - pre tie sa stanoví škartačná lehota 5 rokov, ktorá začne plynúť od
konca kalendárneho roku, v ktorom došlo k odškrtnutiu poslednej veci, prípadne k vykonaniu
posledného zápisu,
b) všetky ostatné písomnosti vzniknuté z činnosti notára - pre tie sa stanoví škartačná lehota päť rokov, ktorá začne plynúť od konca kalendárneho roku, v ktorom bola písomnosť
vyhotovená.

XIII.
Účtovné písomnosti notára sa škartujú po uplynutí ich škartačnej lehoty podľa zvláštnych predpisov.“.

                                                                      Čl. II

Tento výnos nadobúda účinnosť 1. januára 2003, okrem bodu 16, ktorý nadobúda účinnosť dňom vyhlásenia.